没有规矩不成方圆和思想统治一切的说法都突出了制度和理念的重要性，每件事情都是先有了想法再行动然后形成理论或制度，在制度的管理下不断提高总结。项目的完成缺乏的不是施工过程，而是领导者在项目完成后困惑于不能明确项目效益的具体来源和项目可达到的效益最大化在那些方面，更无法把这一切进行量化。那么造成的结果是工程完工了，工程资料也尘封了，有经验也有教训，但是经验教训没有被总结成文本没有进行量化。在下一个项目的施工过程中又不断重复着引导施工员、召开协调会议，使得问题一直是个问题，如果人员发生更替则有关事项就显得更加的棘手。因此企业的成长和团队竞争力的提高可以从制度入手，让每件事情处理起来有章法可循、有数据可查，每个人员做事有资料可参考。这样就避免了许多事情解决无法入手、人员处理无从说起的烦劳。

 

一、资料的划分

 

资料总的划分为经济资料、技术资料和项目部内部管理资料，而所有资料均服务于经济资料。资料重点是在时间和数据上的高度统一和完善，这就要求制作精细的工程台帐。资料的完善性主要体现在按照相关资料的制作及批签程序完善多方（设计、监理、业主、施工方、地勘、财政等）签字及盖章，前提是程序到位，结果是保证批签的有效性，有效性是批签方的权限性和批签内容的完善性。

 

二、资料管理的目的

 

资料管理的目的是①使资料制做和管理更加规范化和标准化；②总结资料管理中的缺陷，推进资料更加有效的服务于项目的经济效益；③使成本核算在现场得到更加细化的体现，服务于今后承接工程的工程造价，并更加有效的制定出成本控制条例；④推进项目管理在进度、质量、成本、安全管理和人员管理方面的制度化，避免项目管理重复在同样的问题上犯同样的错误。资料管理的最终目的是服务于项目管理，项目管理的最终目的是实现利润的最大化，利润最大化的着手点在于用完善的系统的规章管理制度去推动和指导现场管理。

 

三、存在的缺陷

 

工程项目的最后环节是工程结算，结算要求的是实事求是，而实事求是的体现是完整的文字说明、科学的原始数据、齐全的影像资料三者整合出来的工程资料。但项目管理的现状的是工程现场的原始面貌、施工过程、施工结果无法得到及时的完整的体现，现场管理人材机无法统一协调、项目部不存在人材机的成本考核和成本核算。存在的缺陷主要表现在：

 

1、工程施工和工程报验、工程签证等脱节，或者无约束性规章制度；造成的结果是资料制作无法以最原始的数据作为参考，无影像资料佐证，无完整的单项签证处理方案，譬如在是否需要多方现场见证、是否需要进行检测以说明问题，是否需要呈报专项方案、细节上拟采取的相关处理措施等方面项目部内部沟通后有没有形成一致意见。具体体现为①无施工日记或施工日记有文字无部位、无数据、无图形、无工序、无机械、无人员记录；②数据记录无后视、无测站，没有详细的部位、没有示意图，没有成册的数据记录本。③事件处理记录无事由、无方案、无成本核算、无过程记录；④现场照片无参照物、无原始面貌、无测量过程、无施工过程、无施工结果；或者照片无法反映出结构、工序、面积方量；由此事前沟通、事中控制、事后总结应该贯穿到整个施工过程。

 

2、项目管理的起源是人的管理，只有管理好了人，人与人之间能无界限沟通。各成员才能各司其职并相互配合，才能把自己的事情管理落实到位，把现场的事情放在心上，把工作作为自已家的事情去做到实处做到好处。人的管理一旦失控造成的结果就是人与人之间乐融融、事与事之间乱烘烘，具体体现为①施工员无完全的现场管理权制约了施工员发挥个人的能动性；②施工指令未得到充分沟通变成了施工命令；③各成员无明确的责权限制，无明确的服从调配关系，无明确的奖惩措施。④无出勤考核制度和请假条例。⑤项目负责人无法知道各成员每天的工作情况和工作强度。那么制度的制定和执行就显得势在必行。

 

3、工程施工的直接目的是完成工程实体，工程实体的完成由量化的人、材、机构成。如果无法量化工程子目完成的实际成本则无法确定工程劳务成本、工程机械成本、工程材料成本，直接导致工程劳务外包单价宽裕、原材料使用无节制，机械调度无章法，对施工队伍和施工员的考核无参考。具体体现为①不同施工班组的单项实际劳务强度无现场实际测算；②不同机械现场作业强度无实际测算；③单项施工的单位材料用量无测算；④事故处理成本和效果无测算。

 

4、施工单位资料与监理资料不能完整的闭合，主要体现在监理日记、监理周报、月报、相关会议纪要等与施工方的施工日志、报验报审、试验检测、工程签证变更等的不吻合，在资料的编制过程中未能很好的使用台帐进行监管，导致事项和时间的双不统一。

 

其实归根结底是思想出了问题，项目责任人的思想问题摆在第一位，绝大部分项目责任人对资料的重要性没有充分认识；大部分项目经理又是由技术岗转岗的，更加侧重项目的进度实施，加上团队组建时所以临时聘用的较多，项目的实体实施进度成为各方关注的焦点，对于资料的综合性作用缺乏认识。电子文档及纸质文档的规范性、标准性成为项目资料管理的第一步，文档规范将能极大的提供项目管理的标准化和造价管理的高效化。